Entrega parcial ocorre quando apenas parte da quantidade ou dos itens de um pedido é recebida. O controle deve manter separados o pedido original, o que chegou, o que foi aceito e o que ainda falta. Encerrar tudo como “entregue” pode esconder uma pendência e gerar nova compra desnecessária.
O recebimento físico também não decide sozinho como será feito o acerto fiscal ou financeiro. Essas etapas precisam ser conciliadas com as áreas responsáveis.
Exemplo de saldo por item
Um pedido hipotético contém 100 unidades de A e 50 de B. A primeira entrega traz 70 de A e 50 de B, todas aceitas. O saldo pendente é 30 de A e zero de B.
| Item | Pedido | Aceito acumulado | Pendente |
|---|---|---|---|
| A | 100 | 70 | 30 |
| B | 50 | 50 | 0 |
Se cinco unidades de A estiverem avariadas e bloqueadas, elas não devem entrar automaticamente como quantidade disponível. Registre recebida, aceita e bloqueada de forma que o saldo não seja contado duas vezes.
Preserve a referência original
Relacione cada recebimento ao mesmo pedido e à linha correspondente. Uma segunda entrega não é necessariamente uma nova compra. Sem essa ligação, a equipe pode duplicar saldo, cobrança ou acompanhamento.
Guarde data, documento, quantidade e responsável por cada parcela. Se a necessidade original mudar, registre a alteração aprovada em vez de apagar o que havia sido solicitado.
Combine a solução para o restante
Peça previsão para a quantidade pendente e verifique o impacto na operação. Se o fornecedor propuser substituição, nova data ou cancelamento parcial, a área autorizada deve avaliar e registrar a decisão.
Não aceite uma data vaga apenas para retirar o pedido da lista de atrasos. Mantenha o compromisso original e a nova previsão em campos distintos.
Quando considerar o pedido encerrado
O encerramento exige que a quantidade tenha sido atendida ou que o saldo tenha uma destinação formal, como cancelamento autorizado. A simples emissão de uma nota ou a chegada do primeiro veículo não comprova conclusão.
No pedido de compras, acompanhe o saldo por linha e os recebimentos acumulados. Antes de liberar o pagamento, confira a relação entre o que foi contratado, recebido e cobrado conforme o processo da empresa. Essa conciliação evita que a pendência física desapareça porque o financeiro já encerrou sua parte.
