Requisição de compra é a solicitação interna de um material ou serviço. Ela informa a necessidade e segue o fluxo de análise e aprovação da empresa. O pedido de compra é o documento encaminhado ao fornecedor para formalizar as condições da aquisição.
A documentação da Microsoft sobre requisições distingue essas etapas. Aprovar a necessidade não significa que o fornecedor já recebeu um pedido nem que o material chegará na data desejada.
Modelo com uma necessidade concreta
Considere uma equipe que precisa de etiquetas para expedição. Uma requisição hipotética pode conter:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Solicitante e setor | Responsável da expedição |
| Material | Etiqueta compatível com a impressora identificada |
| Especificação | Dimensão, material e aplicação necessários |
| Quantidade | 20 rolos, com quantidade por rolo informada |
| Necessidade | Reposição para o consumo previsto |
| Data desejada | Data em que o material deve estar disponível |
| Destino do custo | Centro de custo autorizado |
Marca ou fornecedor preferido podem ser informados quando houver motivo, mas a especificação deve explicar a necessidade. “Comprar igual ao último” é frágil se ninguém consegue localizar a compra anterior.
Confira estoque e pedidos abertos
Antes de solicitar, verifique saldo disponível, material reservado e compras já em andamento. Uma falta na posição de uso pode ser resolvida por transferência interna, sem nova aquisição.
Se houver urgência, registre a consequência da falta e o prazo real. Marcar toda requisição como urgente impede distinguir o que pode parar a operação do que apenas seria conveniente receber antes.
Acompanhe a passagem para compras
Use estados claros: em elaboração, aguardando aprovação, aprovada, em cotação, convertida em pedido ou cancelada. Mantenha a referência do pedido gerado para evitar que a mesma necessidade seja comprada duas vezes.
Se a quantidade aprovada for diferente da solicitada, registre a decisão e comunique quem utilizará o material. A equipe não deve descobrir a redução apenas no recebimento.
O que encerra a requisição
Defina se o encerramento ocorre ao gerar o pedido ou após atender a necessidade. Qualquer que seja a regra, preserve a ligação com o pedido de compras e seus recebimentos. O histórico deve permitir sair da solicitação inicial e chegar à quantidade efetivamente entregue, inclusive quando houver compras parciais ou substituições autorizadas.
